#MaddyTips 6 étapes pour passer de la procrastination à la productivité
Entrepreneurs,
nous avons des tâches à réaliser que nous préférerions tout simplement
ne jamais devoir faire. Nous prenons donc l’habitude de les reporter et
faisons tout ce que nous pouvons pour finalement les éviter.
Personnellement,
je ne m’intéresse pas à la paperasse et je n’aime pas faire mes
comptes. D’autres fondateurs, eux, exècrent d’autres activités. Mais ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose, car il existe une solution évidente : déléguer.
Le travail
d’entrepreneur, après tout, est de se concentrer sur les plus
importantes tâches de l’entreprise, comme par exemple générer des
revenus. Et bien qu’il existe d’autres tâches nécessaires à
l’exploitation d’une entreprise, il risque de les éviter parce qu’elles
le ralentissent. Donc, il les délègue à son équipe. D’une certaine manière, nous sommes tous capables d’être des procrastinateurs.
Dans un
sondage réalisé par Salary.com en 2013, 69% des répondants
déclaraient perdre du temps au travail tous les jours, soit 5% de plus
que l’année précédente. 34% des répondants estimaient ainsi
gaspiller régulièrement 30 minutes ou moins chaque jour, 24% pensent
perdre entre 30 et 60 minutes quotidiennement, tandis que 11% gaspillent
plusieurs heures.
En
tant qu’entrepreneur, je peux imaginer à quel point ces chiffres
pourraient faire grimper en flèche la pression artérielle de mes
associés, mais ma propre réaction est plus pratique : mettre en
place des outils, des astuces et des techniques pour minimiser la
procrastination et maximiser la productivité. En voici quelques-unes :
Ne vous submergez pas
Il est facile de s’accabler d’une grande quantité de travail, de réunions et de délais en tout genre. Lorsque
les tâches semblent insurmontables, voici une façon de réduire ce
fardeau : préparez une “to-do” list, puis décomposez-la et suivez-la.
Séparer une grosse tâche en plusieurs éléments la rend plus gérable.
Vous avez votre objectif final, mais en le réduisant à des composants
plus petits, vous avez une vue plus claire de ce que vous devez faire.
Exécuter chaque
petite partie d’une importante tâche que vous avez à réaliser vous
donnera un sentiment d’accomplissement que vous n’auriez pas si vous
abordiez la tâche d’une seule traite.
Réécrivez l’histoire
Je
ne me soucie pas de qui vous êtes : un salarié, un manager ou un PDG,
vous êtes comme tout le monde, et nous détestons tous faire certaines
tâches. Alors pourquoi ne pas changer le scénario ?
Mettez
cette tâche ingrate que vous avez à faire au sommet de votre to-do list
du jour. Cela vous permettra de passer rapidement au reste de votre
journée. Sans oublier que vous aurez un plus grand sentiment
d’accomplissement en sachant que vous avez dépassé le plus grand
obstacle qui vous attendait ce jour-ci.
Oubliez la perfection
Tout
le monde veut faire bonne impression au travail. La procrastination ne
vient pas de l’incapacité de faire le travail, mais de la peur et de
l’insécurité. Être incertain quant à la façon d’effectuer une tâche
spécifique nous fait peur, craindre l’échec, et d’être vu d’un mauvais
oeil par le patron.
Je
dis toujours à mon équipe : “Personne ne va mourir”. Quel est le pire
qui peut se produire si une tâche spécifique n’est pas parfaite ? Je
pourrais être fâché si la tâche n’est pas terminée dans le délai
imparti, mais pas si elle doit simplement être modifiée. Plusieurs fois,
les pires scénarios se produisent dans notre propre tête et nous
laissons ces prévisions imaginaires gouverner nos autres décisions.
C’est à ce moment-là que nous faisons des erreurs.
Si
vous êtes préoccupé par la qualité de votre travail, allouez une
quantité de temps fixe chaque jour pour compléter (ou revoir) les
parties de chaque projet. Il est possible de perfectionner une tâche
sans y passer trop de temps. C’est alors que vous savez qu’il est temps
de laisser aller le projet et de vous concentrer sur d’autres choses.
Dites-le avec moi : personne ne mourra.
Éliminez les distractions
Il
est facile de procrastiner avec le million de distractions que nous
avons tous les jours. Dans un sondage réalisé par Stop Procrastinating,
68% des Américains interrogés déclarent avoir été distraits de leurs
fonctions de travail en vérifiant leurs courriels, en naviguant sur le
web ou en trainant sur les réseaux sociaux. Un chiffre en augmentation
de 9% par rapport à l’année précédente.
Bien
sûr, il est tentant de vérifier constamment vos flux Facebook ou
Twitter, mais voici un concept radical : déconnectez-vous de vos comptes
sociaux pendant quelques heures, tous les jours.
Au
lieu de cela, concentrez-vous sur vos tâches et rien d’autre. Faites
tout ce qu’il faut pour entrer dans votre «bulle», pour atteindre votre
objectif. Certaines personnes à mon bureau utilisent un casque pour
étouffer le bruit extérieur. Pour ma part, je bloque un créneau sur mon
calendrier (auquel mes employés ont accès) et je consacre ce temps à une
tâche spécifique que je dois accomplir. Je peux même préciser «aucun
appel téléphonique» pour m’assurer de rester dans ma bulle.
Soyez votre propre manager
Passer
du procrastinateur au chef proactif nécessite une organisation de votre
part, de votre état d’esprit à votre calendrier. Il est difficile
d’être organisé lorsque vous sentez que vous jonglez avec plusieurs
choses, mais pour réussir, vous devez apprendre à jongler. Décider
combien de temps consacrer à chaque tâche vous rendra plus efficace.
Même votre temps de pause doit être planifié.
Récemment, j’ai assisté au Rocky Mountain Economic Summit,
où j’ai côtoyé les meilleurs économistes, chefs d’entreprises et
décideurs politiques. J’ai eu un programme chargé. Mais j’ai également
réussi à me programmer un temps d’arrêt : étant du Dakota du Sud,
j’apprécie les activités extérieures, alors j’ai planifié un temps de
pêche à la mouche, loin de la technologie, des courriels et des appels
téléphoniques.
Si
vous êtes un bon gestionnaire de temps, vous aurez le temps pour tout, y
compris pour les loisirs. Il faut un certain dévouement et une
discipline, mais ce n’est pas impossible.
L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt
Je
dors très peu. Comme n’importe quel bourreau de travail vous le dira,
lorsqu’il va se coucher, le soir, il n’attend qu’une chose : commencer
sa journée, le lendemain matin. En effet, l’aube est la partie la plus
productive de la journée. Le travail matinal permet des distractions
minimales, pas de courrier électronique et presque personne sur les
réseaux sociaux.
Le
PDG d’Apple, Tim Cook, commence sa journée à 3h45. Richard Branson aime
“dormir” jusqu’à 5 heures du matin, et même mon ami et entrepreneur
Peter Shankman se lève avant le soleil. Vous seriez surpris de savoir
tout ce que vous pouvez faire avant même que tout le monde commence sa
journée, au bureau.
Ce
qui est à retenir ici, c’est que pour réussir à passer de la
procrastination à la productivité, il faut être discipliné, motivé et
concentré : suffisamment discipliné pour freiner les distractions,
suffisamment motivé pour atteindre votre but final et suffisamment
concentré pour exécuter un plan.